Arbeitsaufgaben einfach, richtig, organisieren

TRUSTee macht die Organisation von Arbeitsaufgaben einfacher, übersichtlicher und weniger stressig.

Ohne Software funktioniert unsere Arbeitswelt nicht. Aber Programme unterstützen immer nur Teilbereiche. Mitarbeiter oder extra Integrationsprogramme müssen laufend die Ergebnisse des einen Programmes in ein anderes übernehmen. Wie können Programme einfach und transparent miteinander funktionieren?

Um mit Programmen effizient arbeiten zu können, kommt man um das Studium von Anleitungen nicht herum. Oft sind sogar Schulungen und Trainings notwendig. Warum gibt es nicht eine einzige Aufgabenliste, die Mitarbeiter einfach abarbeiten, ohne in allen Programmen nachzusehen, ob gerade irgendetwas nicht funktioniert oder noch erledigt werden muss?

Was passiert eigentlich genau, wenn ein Programm gestartet wird? Wie können Programmfunktionen für Anwender transparenter werden?

Müssen Abläufe geändert oder Programmfehler korrigiert werden, sind Programmierer notwendig. Wie können Prozessabläufe einfach von den Verantwortlichen geändert werden? Wie können Programme kostengünstiger gewartet werden?

Fast jedes Unternehmen muss ein Qualitätsmanagementsystem nachweisen. Wie aber setzt man die gut durchdachten, theoretischen Arbeitsabläufe direkt in die betriebliche Praxis um?

Wie schafft man es, dass alle Softwarelösungen und Aufgaben so funktionieren, wie sie im Qualitätsmanagementsystem beschrieben sind?

Wie kann man sicher sein, dass die Urlaubsvertretung tut was getan werden muss?

Werden Mitarbeiter unvorbereitet mit plötzlich auftretenden Problemen konfrontiert, entsteht Stress. Ständig mit Unerwartetem und Problemen rechnen zu müssen, macht krank. Wie kann der Arbeitsalltag stressfreier werden?

Wie unterstützt man Mitarbeiter darin, richtig entscheiden zu können? Was ist gerade wichtig und dringend?

Welche Verfahren haben sich bewährt und welche Komponenten sind notwendig um Ausschuss zu vermeiden?

Programme erstellen Dokumente (Bestellungen, Rechnungen) die in Programmen anderer Unternehmen verarbeitet werden. Wie können Dokumente vertraulich übertragen und weitestgehend automatisch verarbeitet werden?

Wir beantworten alle diese Fragen durch einen neuen Ansatz: dem Betriebs-Betriebssystem. Es verbindet die Aufgaben im Unternehmen, lernt, bewertet und steuert. Wir nennen es: TRUSTee, das Betriebs-Betriebssystem.

TRUSTee verbindet alle betrieblichen Komponenten und zeigt in einem Prozessmodell an, was tatsächlich gerade passiert.

Wie funktioniert TRUSTee? Wie kann man sich das vorstellen? Jeder kennt Betriebssysteme, die sich um das Zusammenspiel in Computern kümmern, TRUSTee kümmert sich um das Zusammenspiel der Arbeitsabläufe im Unternehmen:

    führt die ISO Dokumentationen aus

  • Steuerwerk
  • steuert und validiert die Arbeitsabläufe

  • Buseinheit
  • überträgt Dokumente und Daten

  • Speicherwerk
  • verarbeitet die einzelnen Aufgaben

  • Eingabe-/Ausgabewerke
  • extrahiert und integriert Dokumente und Daten, zeigt fällige Aufgaben an, hilft bei Entscheidungen und zeigt den Zustand der Prozesse an

Wie wird das Betriebs-Betriebssystem installiert?
Wählen Sie einen Prozess aus, mit dem Sie sofort Ihre Mitarbeiter entlasten, den Durchlauf beschleunigen oder bessere Qualität erreichen möchten. Über die einzelnen Arbeitsaufgaben und Schnittstellen dieses Prozesses wird TRUSTee installiert, Schritt für Schritt.

Wie lange dauert es?
In der Regel wenige Wochen bis zu ein paar Monaten. Die Dauer richtet sich danach wie komplex der Prozess ist und wie schnell Sie eine Beschreibung mit Beispielen zur Verfügung stellen können.

Was kostet das?
Auf alle Fälle nicht Ihre Nerven! Der ROI richtet sich nach dem ausgewählten Prozess. Entscheiden Sie sich z. B. für den Rechnungs- und Dokumenteneingang ist der ROI erfahrungsgemäss innerhalb von zwei Jahren.

In fünf Schritten

Aufgaben nachhaltig digitalisieren, planen, steuern und auswerten

auswählen

Wählen Sie einen Arbeitsablauf aus Ihrer ISO 9001 Dokumentation aus (z. B. Rechnungseingang).

installieren

Wir richten den Arbeitsablauf auf Basis Ihres QM und der ISO/IEC 19510:2013 technisch ein.

testen

Sie vergleichen den digitalisierten Arbeitsablauf mit der bisherigen Praxis.

aktivieren

TRUSTee verbindet das QM mit dem tatsächlichem Arbeitsablauf und validiert laufend die Ergebnisse.

optimieren

TRUSTee hilft Verbesserungen einzuführen und lernt selbst, Arbeitsschritte immer besser zu machen (ML).

TRUSTee ausprobieren

Schauen Sie sich gern an, wie TRUSTee funktioniert. Alle unsere Kunden sind begeisterte Botschafter für TRUSTee und nehmen sich nach Möglichkeit Zeit, um ihre Erfahrungen mit Interessenten zu teilen. Eine der beliebtesten Funktionen (den Inhalt digitaler Rechnungen maschinenlesbar extrahieren) können Sie online direkt jetzt ausprobieren.

ausprobieren
Rechnungs-, Dokumenten- und Daten-Plattform

TRUSTee kann extrahieren, erstellen, integrieren

ZIEL: Dokumente und Daten so nehmen, wie der Sender sie bereitstellt und so aufbereiten, wie der Empfänger sie maschinell verarbeiten kann!

TRUSTee kann vernetzen

ZIEL: Dokumente und Daten geschützt und authentisch transportieren!

So wird kollaborative Zusammenarbeit technisch unterstützt:
Über externe Tasks, vermaschte Agenten und Adapter für bestehende IT-Systeme kann TRUSTee Informationen über die gesamte Wertschöpfungskette koordinieren.

TRUSTee kann steuern

ZIEL: Prozesse, Regeln und Schnittstellen an einer Stelle -im Prozessbild- einrichten, optimieren, testen und als neues Release anwenden!

Zum Beispiel die Findung von Steuerschlüsseln steuern: Betriebliche Regeln werden zentral im BPMN 2.0-Geschäftsprozessmodell gespeichert, bearbeitet und angewandt. Die Steuerschlüssel einer Unternehmensgruppe werden in einer Entscheidungstabelle (Decision Model and Notation (DMN 1.1)) dokumentiert. Über den Unterprozess "Steuerschlüssel" greifen alle Prozesse auf diese Entscheidungstabelle zu.

TRUSTee kann validieren

ZIEL: Prozesse und Ergebnisse entsprechen nachweislich den Vorgaben!

Jeder Prozess, jede einzelne Aufgabe und jedes Ergebnis eines Prozesses wird nachweislich valdiert.
Jedes nicht den Vorgaben entsprechnes Ergebnis wird rechtzeitig erkannt und kann entsprechend behandelt werden.

Prozess- und Aufgaben-Repository

Einmal entwickelte und in der Praxis optimierte TRUSTee-Prozesse werden allen anderen Nutzern zur Verfügung gestellt. Aus einzelnen TRUSTee-Arbeitsaufgaben können Fachabteilungen selbst neue Prozesse modellieren. Noch nie mit TRUSTee realisierte Arbeitsaufgaben können von jedem Java-Entwickler programmiert werden.

Mit welchem Prozess fangen Sie an?

Rechnungseingang

  • E-Mails checken
  • E-Mail Identität prüfen
  • Sender sperren (SPAM)
  • E-Mail auf Relevanz prüfen
  • Dateinamen normieren
  • Art der Anlagen ermitteln
  • Kreditor finden
  • Rechnungsdaten extrahieren
  • Sonderfälle behandeln
  • FI-Rechnungspositionen kontieren
  • Steuerschlüssel finden
  • Prüfprotokoll erstellen
  • E-Mail mit Rechnung archivieren
  • Vollständige Buchungsdaten an Genehmigungsworkflow weiterleiten (z. B. WMD)

Reisekosten

  • Reise planen
  • Reise beantragen
  • Beleg digitalisieren
  • Beleg weiterleiten
  • Taxi-Quittung prüfen
  • Mietwagen-Beleg prüfen
  • Hotel-Rechnung prüfen
  • Flug-Ticket prüfen
  • Sammelrechnung den Reisen zuordnen
  • Km-Abrechnung prüfen
  • Beleg kontieren
  • Beleg validieren
  • Prüfpfad dokumentieren
  • Belegdaten für Adapter strukturieren
  • Beleg archivieren
  • An Genehmigungsworkflow weiterleiten (z. B. WMD)

Betriebsmittel beschaffen

  • Projekt eröffnen
  • Meilenstein setzen
  • Vergabeunterlagen sammeln
  • Dokumente senden
  • Ausstehende Freigaben erinnern
  • Freigabe Meilenstein anfordern
  • Freigabe Meilenstein eskalieren
  • E-Mail-Dokument ablegen
  • Papier-Dokument ablegen
  • Office-Dokument ablegen
  • Vollständigkeit der Mängelliste bestätigen
  • Mängelliste korrigieren
  • Statistik in die Projektdaten übernehmen
  • Neue Version eines Dokuments erstellen
  • Projekt archivieren
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Rechnungs-, Dokumenten- und Daten-Plattform

Update

Irgendwann stehen betriebliche Abläufe sich selbst im Weg. Dann wird es Zeit für ein Update, für eine agile Version des betrieblichen Systems.

TRUSTee unterstützt z. B.:
- Validierung von Prozessen, Prozessschritten und Ergebnissen
- Grafische Darstellung von Prozesskennzahlen
- Dokumente wie Rechnungen automatisch verarbeiten, erstellen und zustellen
- Prozesse in Wertschöpfungsketten verbinden
- Schneller auf Kundenwünsche reagieren
- Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zeitnah umsetzen
- Innovationen der Lieferanten einfacher integrieren
- Gesetze und Vorschriften rechtzeitig und nachweislich beachten

Betriebssystem für Unternehmen

2014 schlug einer unserer Masterstudenten vor, unsere klassisch programmierte Rechnungsplattform durch eine Business-Process-Engine (PE) abzulösen. Wir wurden neugierig, begannen zu experimentieren und Erkenntnisse zu sammeln. Wir lernten mit BPMN-2.0 so zu modellieren, dass die designten Modelle auch technisch ausgeführt werden konnten.
Wir entwickelten um die PE herum ein Framework, damit wir die Tasks der Modelle einfacher programmieren, testen und wiederverwenden können.
Wir ersetzten unsere bisherige Middleware durch ein sicheres, vermaschtes Task-Netz für die Kommunikation zwischen externen Tasks.
Und wir entwickelten ein mächtiges Business-Control-Center (BCC) mit einem hohen Suchtpotential für Prozessverantwortliche und Beteiligte.

Tasks mit Prozess-Intelligenz

Die mit TRUSTee entwickelten Tasks wissen, dass sie Teil eines Prozesses sind, können miteinander reden und ihren Prozess selbst optimieren. Die einzelnen Tasks und ganze Prozessschritte können problemlos in anderen Modellen wiederverwendet werden, auch unternehmensübergreifend. Das spart Entwicklerkapazitäten und schafft Transparenz bei größter Komplexität. Zusammen mit dem Mash-Netz können Wertschöpfungsketten wirtschaftlich und sicher vernetzt werden.

Sehen, wie alles ineinandergreift. Termin vereinbaren

Beispiel:

Rechnungen und Dokumente werden immer öfter als PDF-Anhang an E-Mails verschickt. Wir haben Tasks entwickelt, die autonom
- relevanten E-Mails in Postfächern finden,
- lernend die Syntax der PDF-Anlagen erkennen,
- Inhalte bis auf Positionsebene extrahieren,
- erkennen, um welche Dokumentenart es sich handelt,
- den Sender autorisieren,
- die Identität und Authentizität des Dokumentes prüfen,
- die Kontierungen ergänzen,
- den Steuerschlüssel finden und
- den Buchungstext sprechender machen.

Dieser Prozess ist schnell angepasst und könnte ein Leuchtturm der Prozessautomatisierung auch in Ihrem Unternehmen werden. Ein Adapter für die Integration in xFlow von WMD wird mit ausgeliefert.

Wie hätten Sie ihren TRUSTee gern?
On premise oder in der Cloud?
Oder komplett als rundum sorglos Service?

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