Rechnungen erstellen und versenden

Diese Hinweise ersetzen nicht die Beratung durch Ihren Steuerberater, die Beratung durch Wirtschaftsprüfer und die Abstimmung mit Ihren Rechnungsempfängern.


Nützliche Regeln

  • Einen MwSt-Prozentsatz pro Rechnung
  • Eine Kunden-Bestellung pro Rechnung
  • Für jede Kunden-Bestell-Position eine Rechnungs-Position
  • Pro Rechnungs-Position die betreffende Kunden-Bestell-Position angeben
  • Maschinell lesbare Rechnungen versenden, oder zumindest ein direkt erzeugtes PDF
  • Niemals ausgedruckte Rechnungen als PDF scannen und versenden
  • In einem PDF immer nur eine Rechnung (ohne Kopien)
  • Immer eine E-Mail-Adresse für Rückfragen angeben

Empfänger müssen zustimmen

 

Wie Rechnungen zugestellt werden, bestimmen Ihre Kunden. Kunden, die ihre Prozesse digitalisiert haben, bestehen oft schon bei der Ausschreibung auf Elektronische Rechnungen (PEPPOL, UBL 2.1, XRechnung, ZUGFeRD, IDoc etc.). Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen können dann abgewiesen werden. Die Verwaltungen der Bundesrepublik werden ab Ende 2018 auf XRechnung via PEPPOL oder ZUGFeRD bestehen.

Ausgedruckte Rechnung als E-Mail senden

 

Machen Sie das bitte niemals. Gedruckte und gescannte Rechnungen sind schlecht lesbar und unnötig groß. Viel wichtiger ist aber: für den Vorsteuerabzug muss die Integrität und Authentizität der originalen Rechnung geprüft werden. Druckt der Rechnungssteller die Rechnung erst aus, scannt sie dann, um sie preiswert als PDF in einer E-Mail zu versenden erhält der Empfänger nie das Original. Original sind Rechnungen nur, wenn sie ohne Medienbruch erstellt und versandt werden.

Bezug zur Bestellung

 

Wir sind immer wieder entsetzt, wie wenig Rechnungssteller sich in ihre Kunden hineinversetzen können. Da steht die Bearbeitungsnummer dick und fett auf der Rechnungen aber die Bestellnummer und die Bestellposition, die der Kunde braucht um die Rechnung zu prüfen, die wird versteckt oder ganz vergessen. Pro Bestellung bitte eine Rechnung, pro Bestellposition eine Rechnungsposition.

Gutschriften NIE mit negativer Summe

 

Was ist eine Gutschrift mit negativen Beträgen? Eine Rechnung!
Gutschriften immer mit positiven Summen UND eventuell mit Bezug zu der Bestellung, den Bestellpositionen und der urpsrünglichen Rechnung. Denken Sie bitte an Ihre Kunden, die müssen auch ein Gutschrift prüfen. Dazu brauchen sie ihre Bestellnummer und Position.

Anlagen zu PDF-Rechnungen

 

Versetzen Sie sich in Ihren Kunden. Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Anlagen meist nicht. Also legen Sie die Anlagen extra als PDF in die E-Mail. Benennen Sie die Anlagen entsprechend, z. B. "Leistungsnachweis.pdf" usw. Vermeiden Sie bei der Benennung Sonder- und Leerzeichen wie z. B. ß, ü oder Schrägstriche. Bei XRechnung und ZUGFeRD bestimmt der jeweilige Standard wie Anlagen versandt werden können.

Digitale Rechnung (PDF) oder ZUGFeRD?

 

Digitale Rechnungen werden ohne Medienbruch direkt als maschinenlesbares PDF erzeugt und meist als Anhang einer E-Mail zugestellt. Das spart für den Rechnungssteller erst einmal Porto und bei dem Empfänger Erfassungsaufwand. Einfache PDF können aber möglicherweise in ein paar Jahren nicht mehr angeschaut werden.

Bei ZUGFeRD garantiert eine weltweite Norm (PDF/A-3), dass diese Rechnungen noch in zehn Jahren gelesen werden können. Außerdem ist in jeder ZUGFeRD eine XML-Datei. In dem XML können Programme die Informationen der Rechnung (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer, Bestellposition, Mengen, Summen, Steuerbeträge, Boni, Skonto, Leistungszeitraum, Steuernummern) autonom erkennen. ZUGFeRD Rechnungen müssen nicht mehr manuell oder via OCR erfasst werden.

Übrigends stellt TRUSTpact eine API bereit mit der normale PDF in XRechnung, ZUGFeRD oder andere Strukturen konvertiert werden können.

Wird ZUGFeRD immer akzeptiert?

 

Wie Rechnungen eingereicht werden, kann jeder Rechnungsempfänger für sich bestimmen. Die öffentliche Verwaltung in Europa setzt die Vorgaben des Europäischen Komitee für Normung (CEN) um. Die Norm wurde am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der EU als EN 16931-1:2017. Die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes Bundesrepublik müssen ab dem 27.11.2018 elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung entgegennehmen. Ab dem 27.11.2019 alle anderen Bundesbehörden, d. h. subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber. Ab dem 18.04.2020 alle Bundesländer. Bisher haben die Behörden zugesagt auch ZUGFeRD zu akzeptieren. Ihre Kunden, die Rechnungen manuell in ihre Buchhaltung abtippen, merken von ZUGFeRD gar nichts. Und alle Anderen sind froh überhaupt eine maschinell lesbare Rechnung zu bekommen.

Übrigends stellt TRUSTpact eine API bereit mit der (fast) alle Elektronischen Rechnungen in andere Strukturen konvertiert werden können.

XRechnung oder ZUGFeRD?

 

Falls Sie sich gerade für eine Struktur entscheiden müssen: favorisieren Sie die XRechnung.

Warum?

  • Investitutionsschutz durch EU-weite regulatorische Anforderung an Business2Government
  • XRechnung bildet die erforderlichen Angaben einer Rechnung maschinenlesbar ab. Die Inhalte sind eindeutig beschrieben und um Geschäftsregeln ergänzt.
  • Zahlreiche Cloud-Services
  • Erfüllung von Qualitätsmanagement
  • Bei Bedarf bietet TRUSTpact einen Sende- und Empfangs-Zugangspunkt durch ein offizielles PEPPOL-Zertifikat
  • Die Verwendung des Standards in weiteren Szenarien, z. B. im Bereich B2B ist möglich
  • Wenn Handelspartner national oder branchenspezifisch mit der XRechnung zusätzliche Informationselemente liefern möchten bzw. benötigen, kann diese Anforderung durch Entwicklung einer Erweiterung zur vorhandenen Spezifikation abgedeckt werden (siehe Dokument EN 16931-1:2017 „Elektronische Rechnungsstellung — Teil 1: Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung“ September 2017, Abschnitt 4.3, Abs. 2).